"El estudio de los archivos y su documentación es tan antiguo como
la organización social de la humanidad. Sus orígenes podrían remontarse a la
aparición de la escritura. Los primeros archivos aparecen con los primeros
Imperios. Eran una herramienta de control de la población y de la riqueza.
Desde las monarquías surgidas en el Asia Anterior hasta el Bajo Imperio
Romano, pasando por las civilizaciones egipcia y griega, se tiene constancia de
la existencia de archivos y de fondos organizados.
Los primeros documentos son documentación legal (leyes), documentación de
control de las personas (padrones), documentación de hacienda (censos,
catastros, títulos de propiedad). También hay mucha documentación militar
(registros de soldados, quintas) y mucha documentación privada.
Las excavaciones de Tell Hariri, Ras-Shamra o Nipur han dejado muestras
de la existencia de archivos en la antigüedad: archivos reales, de los templos
e incluso bancarios. Las excavaciones de Ugarit son las únicas que han dejado
constancia de la organización de los fondos.
El reparto de la documentación en las salas es buen ejemplo del respeto y
conservación de los archivos bajo una clasificación rigurosa. Pero desconocemos
su clasificación original y por tanto los criterios empleados.
En total se han excavado cerca de 400.000 tablillas de arcilla. Los
Sumerios, los Arcadios y los Babilonios escribían sobre ellas. Eran tablas
rectangulares con esquinas redondeadas y se escribía estando blandas. Escribían
con un punzón metálico. Se usaba la escritura cuneiforme. A veces se escribía
sobre madera, marfil y pieles.
Los archivos y documentos estaban a cargo de los Escrivas. Eran una clase
dirigente que se originan en el servicio a los templos. En Ur, el archivero era
además inspector de canales.
Se crean depósitos especiales para los archivos. Se buscaba que tuvieran
una climatización adecuada. Las tablillas se colocaban en las paredes sobre
estanterías de obra recubiertas de asfalto.
También se colocaban en nichos independientes. Se les mete en cajas de
madera, cestas de paja, jarras de arcilla.
Los documentos normalmente eran de acceso restringido. Solamente podían
utilizarlo sus productores y los oficiales de la administración con
autorización previa.
Destacaban el archivo de Ebla (23 Antes de Cristo) con 17.000 tablillas
de arcilla. Se encontraron libros con contabilidad, registros de transacciones
mercantiles, estatutos de gobierno y tratados de esta ciudad con otras de su
entorno.
En Mari, en el 1700 Antes de Cristo, se encontraba Iasim Sumus, el primer
archivero del que tenemos noticia.
EGIPTO Y EL ARCHIVO
En
Egipto, es básico el archivo, porque no se sostiene si no se pueden registrar
las propiedades y la producción. Después de cada inundación que sufría el río Nilo,
había que reconstruir las propiedades.
El
factor que hace que los archivos en Egipto sean abundantes es la materia
escritoria. Escriben sobre pápiro. Tiene desventajas porque es frágil. Pero
entre las ventajas, es que es barato. Es un material fácil de escribir en
tinta. Se escribe con pinceles hechos en junco. Se puede guardar en forma de
rollos y se puede tener gran cantidad de documentos en poco espacio.
También
emplean trozos de cerámica o tablillas de arcilla sobre todo para la
correspondencia diplomática.
También
los Escrivas escriben en Egipto. Son personajes influyentes en la política
nacional. Solían ser príncipes de las casas reales.
En
muchos documentos encontramos notas indicando que se pase al archivo, que se
guarde correctamente, etc.
Las
clases de documentos que se producen en Egipto son registros de propiedad,
catastros, cuentas, listas de reyes, y a veces, documentos privados.
Había
archivos en los Palacios Reales, en los Templos y en las oficinas
gubernamentales. En cada provincia, había un archivo provincial, heredado poco
después por los romanos. También se deposita documentación privada como actas
matrimoniales, transacciones particulares, recibos, etc.
Utilizaban
etiquetas para identificar su rollo de pápiro. Se incluía año, símbolo del
faraón, responsable del documento y los asuntos.
Iniciaron
la práctica de destrucción de documentos y su posterior reutilización. Es el
inicio del expurgo.
EL USO DEL ARCHIVO EN GRECIA
Las
fuentes que poseemos sobre los archivos griegos son indirectas: los
historiadores, las inscripciones epigráficas y los restos arqueológicos. La
conquista violenta que sufrieron ha hecho que se pierdan fuentes importantes
para su historia.
En
Grecia, se encuentran archivos idénticos a los egipcios. Son de tablillas de
arcilla con documentación económica. Cuando se organiza el Estado en Atenas, no
hay archivos, pero hay hombres memoria. Daban fe de lo que se trataba en el
Consejo. En el siglo V Antes de Cristo, aparece el archivo escrito. Se emplea
el pápiro empleado en Egipto, tablillas de madera, para documentos de uso
frecuente. Se emplea la piedra de mármol cuando se quiere que los documentos
sean conocidos por todos y el pergamino.
Los
primeros archivos, son los archivos de la ciudad, guardados siempre en templos.
En Atenas, se guardaban en el templo de Cibeles. Los archivos atenienses
conservaban actas del Consejo de Gobierno, listas de ciudadanos, tratados con
otras ciudades y documentos patrimoniales. Las referencias son cronológicas. El
acceso era público para los ciudadanos.
En
Grecia, el jefe del archivo, era el presidente del comité ejecutivo de la
Asamblea Nacional. Era puramente ceremonial. Escribían los secretarios del
Consejo, sus ayudantes y los esclavos escrivas. Surge el concepto de publicidad
como atributo propio de los archivos públicos. Se contempla el principio de
autenticidad documental y su vigor legal. Hoy en día, no nos queda más que
referencias literarias.
A
partir de Alejandro Magno, se une la tradición de los archivos griegos y
orientales, sobre todo de los persas.
La
cancillería persa funcionaba con la tradición de los archivos. Confeccionaban
registros. Estaban ordenados cronológicamente. Cuando el rey se trasladaba a
otro palacio, se llevaba copias. Los persas eran polivalentes. Empleaban
tablillas de arcilla, pergamino y pápiro según la función de los documentos.
Para los archivos definitivos, empleaban tablillas de arcilla. Para la
correspondencia y el valor temporal, se empleaba el pápiro sellado con sellos
de arcilla. El pergamino se empleaba para la correspondencia definitiva.
Alejandro
Magno desarrolló una maquinaria estatal muy potente y unos buenos archivos, que
se reflejan en las provincias, sobre todo en las Seleúcidas en Siria y los
Ptolomeos en Egipto.
En
la época de los Ptolomeos, se crean archivos especializados en propiedades
privadas. Desarrollaban los trámites administrativos de los documentos. Por un
lado se guardan los originales, por otro se guardan los resúmenes, por otro los
índices de los documentos originales. Tienen un desarrollo espectacular los
archivos privados.
ROMA Y EL ARCHIVO
En
Roma, se empleaban tabletas de madera, bien albas, bien ceratas. Las albas se
empleaban cuando el documento se quería que tuviera una duración indefinida.
Las ceratas se usaban para documentación que no se quería conservar
indefinidamente.
Los
primeros archivos romanos son los públicos. El primero es el archivo del tesoro
(Aerarium). Estaba situado en el templo de Saturno. Recogía toda la
documentación económica de la República y los comentarios de los cuestores,
además de las sentencias del Senado. También había archivos especializados como
el de los Tribunos de la Plebe. Estaba en el Templo de Ceres. Era
independiente, porque no se fiaban de los Senadores. Pensaban que podían
destruirse los registros electorales y las resoluciones favorables a la Plebe.
También existía el archivo de los Censores en el Templo de las Ninfas. Se
conservaban los registros de los cabezas de familia. También existía el archivo
de los Pontífices. Recogía toda la documentación necesaria para la elaboración
del calendario. Además, en este archivo se recogían todas las fórmulas sagradas
que se utilizaban en los sacrificios y los informes que los Pontífices
redactaban sobre los problemas legales.
En
el año 78 Antes de Cristo, se construye el Tabularium, el Archivo Central de
Roma. Se construye en pleno Foro junto al Senado. Tuvieron la previsión de
construirlo en piedra.
Junto
a estos archivos públicos, en cada casa existía un archivo familiar llamado
Tablinun. Estaban situados junto al altar de los dioses familiares.
El
personal de archivos estaba liderado por los cuestores. Los que se encargaban
del archivo eran los librarios o secretarios.
Con
la llegada del Imperio, se crean los archivos provinciales, y se crea el
archivo del César, y se crean secciones distintas como milicia, hacienda,
patrimonio y diplomática.
Se
desarrollan los archivos del notariado. A partir de Justiniano, aparece el
notario, que se encarga de dar fe de documentos privados. Antes existían los
documentos emanados del gobierno central. Aparecen los archivos de protocolos.
El
archivo en esta época se definía como lugar sagrado y los papeles tanto
públicos como privados obtenían custodia y seguridad. El acceso estaba
reservado a determinados funcionarios y la documentación pública era un
instrumento para el ejercicio del poder. Sus archivos estaban centralizados
hasta que Justiniano estableció que debería de existir uno por cada provincia.
LA EDAD MEDIA EN EL USO DEL ARCHIVO
Con
los bárbaros, llega la disolución de las estructuras administrativas del
Imperio Romano y se destruyen los archivos. El derecho germano se va
superponiendo al romano. En el siglo VI, el pergamino sustituye al pápiro como
medio de escritura. El pergamino es caro, y por lo tanto encarece los
documentos. Entre los siglos VI y XIII, apenas se escribe. La lengua en la que
se escribe, también hace costosos los documentos.
El
documento se convierte en un objeto sagrado. De la letra romana se derivan
letras distintas, hasta que en el siglo XI aparece la letra carolina. Se
produce una caída del documento escrito, debido en parte al descenso del nivel
cultural.
No
hay sedes físicas como sedes de los archivos. Estamos en un período oscuro.
Solamente se conservan archivos en los monasterios. Allí se reúnen los pocos
que saben leer y escribir. San Benito de Nursia, redacta la Regla del Monacato
de Occidente, por la cuál obliga a que los monjes sepan escribir. Se adopta el
formato Códice, mantenido durante siglos.
El
primer intento de organizar un archivo estatal corre a cargo de Carlomagno.
Organiza una cancillería, y desde allí, salen aptas de las reuniones con los
nobles, diplomas y capitulares. Este primitivo archivo tenía su sede en
Aquigrán. Los vikingos acabaron con este archivo.
Todos
los demás archivos europeos inician su andadura en el siglo XI, cuando se
consolidan los reinos europeos. Los reyes montan sus archivos para guardar sus
documentos. Los archivos no son fijos, van con el rey. Por ello se pierden
muchos documentos. En la época visigoda aparece el thesaurus, que era el lugar
en el cual se guardaban los documentos del rey, los códigos y los tratados
internacionales.
En
esta época se guardaban también los documentos de propiedades y privilegios
feudales. Se desarrollan dos instrumentos archivísticos muy interesantes: Los
Registros y los Cartularios.
Los
registros son libros o cuadernos donde se transcriben documentos otorgados por
una persona o entidad. Los primeros registros que se conocen se elaboraron en
la Cancillería Pontificia en el siglo XII. Para que tengan valor, deben hacerse
por voluntad del que emite la documentación. Es la única institución que conserva
la tradición administrativa romana.
En
los Cartularios, se copian las cartas que se reciben. Reciben el nombre de
Rollos, Becerros y Tumbos. Este sistema se mantiene a lo largo de toda la Edad
Media. Se conservan los documentos solemnes y de valor.
La
práctica de los registros se extiende por el resto de Europa. Juan sin Tierra,
es el primer rey inglés que pide que se le registren sus cartas. En la
Península Ibérica, los primeros registros importantes son los de la Corona de
Aragón.
El
Domesday, es un libro de registro editado por Guillermo el Conquistador. Está
escrito en latín. Se registran todas las propiedades de los nobles ingleses.
En
el siglo XII se recupera el derecho romano y el procedimiento administrativo
inherente. Se introduce una clasificación sistemática y una clasificación
cronológica y se comienzan a conservar en legajos.
Entre
los siglos XIII y XIV se comienzan a crear archivos de entes locales, archivos
eclesiásticos con una red estructurada y organizada y archivos privados.
EL ARCHIVO EN EL ANTIGÜO REGIMEN
En
el siglo XV, se empiezan a montar archivos reales con una sede fija. Recuperan
documentos de manos privadas y buscan lugares seguros para depositar el
archivo. Nombran archiveros casi profesionales. El primer archivo serio, se lo
debemos a Maximiliano I de Habsburgo. Quería centralizarlo en Innsbruck. Los
Reyes Católicos ordenan la concentración de sus archivos en la Chancillería de
Valladolid.
A
partir del siglo XVI aparece el concepto de archivo de Estado. Se caracterizan
estos archivos por la concentración de todos los fondos documentales dispersos.
España fue la pionera en la creación de este tipo de archivos.
En
1543, Carlos I de España funda el Archivo General de Simancas. En Portugal, se
crea el Archivo Central en la Torre de Tombo (Lisboa). En Francia, intentan
crear un archivo en el Louvre. En Inglaterra, en 1578, se crea un archivo para
los papeles de Estado. En Italia se crean los archivos de Florencia, Siena y
los Archivos Vaticanos.
Aparecen
tres herramientas de descripción nuevas: los inventarios topográficos, los
inventarios cronológicos y los inventarios por asuntos.
A
lo largo del siglo XVII se mejoran los métodos de concentración archivística y
se organizan los archivos administrativos
A finales del siglo XVIII,
empieza la investigación en los archivos. En España, la persona que simboliza
este trabajo, es el padre jesuita Marcos Burriel, pero la investigación que se
hacía en esta época, era bajo sospecha, porque eran Archivos de la Corona. Se
necesitaba un permiso específico que raramente se concedía.
EL ARCHIVO EN EL SIGLO XIX
Con
la Revolución francesa, se produce una revolución en los archivos. El 25 de
junio de 1794 se nacionalizan los archivos franceses. Se crea el Archivo
Nacional, y se reconoce el derecho a la consulta de los documentos públicos.
Este derecho, se reconoce en España en 1844. El Archivo Nacional de España se
crea en 1868. Se crean las Escuelas de Archivística y se inicia la publicación
periódica de los documentos más importantes de los archivos.
Napoleón
pretendió concentrar en París los archivos de los diversos países europeos. En
el siglo XIX, se empiezan a depositar en los archivos soportes distintos del
papel, como la fotografía o la microforma. Se empiezan a conceder los archivos
como fuente de poder, sustanciados sobre los conceptos de los derechos del
Estado sobre los documentos públicos, la estructuración de sus fondos y la
concepción del archivo como territorio infranqueable.
Se
detecta una conciencia de la documentación como fuente de información para el
ejercicio del poder interno y externo. Se constata a través de los siguientes
conceptos: Los derechos del Estado sobre los documentos públicos, conciencia de
las entidades públicas o privadas sobre la importancia de sus documentos y
concepción del archivo como territorio infranqueable.
Durante
el siglo XIX se inicia el período de desarrollo archivístico que configura la
archivística como una disciplina creciente y cuyas necesidades de partida
fueron las siguientes: concentrar la documentación de las entidades
desaparecidas y concebir un sistema global de organización de los fondos
documentales. Se crean grandes depósitos documentales para concentrar fondos.
Estos
archivos no fueron creados solo con la idea de conservar la documentación
oficial. En España se crean también para conservar la documentación de las
entidades religiosas desamortizadas. Se comienza a diferenciar entre archivo
histórico y administrativo..
Nacen
dos elementos de descripción: la analítica, que hace de los documentos
consideraciones de orden paleográfico, diplomático e histórico y la sintética,
que consisten en describir la mayor cantidad posible de documentación. Nace el
principio de respeto de los fondos basado en tres premisas: Todo fondo es
producto natural de la actividad, la concepción del documento viene dada por su
estructura interna y exige el conocimiento de los procesos administrativos del
autor.
SIGLO XX. ARCHIVOS INTERMEDIOS
En
el siglo XX, se crean archivos intermedios, que conservan documentos que ya no
tienen valor administrativo pero que todavía no se sabe si se van a conservar o
no. En su primera mitad se caracteriza por la consolidación de los avances
experimentados y una producción profesional más abundante. La archivística se
debate entre lo decimonónico y la modernidad. En los países desarrollados
aumenta la sensibilidad social por los archivos. La Profesión continua sin
despegarse de su adscripción a la documentación histórica.
Crecen
los archivos privados por la creación de las distintas Leyes de Archivos. Un
carácter importante de los archivos en el siglo XX, es el carácter que le da la
legislación. Identifica que es un documento de archivo. Las necesidades de la
administración obligan a la profesión a replantearse sus presupuestos, ya que
abarcan desde las oficinas hasta la conservación definitiva.
Otra
cosa importante es la creación de redes y de sistemas de archivos. Una red, es
un conjunto de instituciones archivísticas que tienen un convenio entre sí.
Para que haya una red, tiene que haber un acto jurídico para que el archivo se
comprometa a participar. Un sistema de archivo es un conjunto de elementos que
componen la política archivística de un país determinado. Tiene que haber una
Ley de Archivos y una red de archivos y unas prácticas archivísticas comunes.
También componen el sistema de archivos el personal y los archivos.
La
Segunda Guerra Mundial marca el despegue de la archivística por la necesidad de
investigar y difundir el conocimiento y la expansión de la democracia como
modelo de organización social. Por ello la archivística y los profesionales
varían considerablemente.
La
literatura profesional se dispara y evoluciona al ritmo de las nuevas necesidades
y el campo de actuación de la archivística se ha extendido al de la
Administración. La ampliación del mundo archivístico ha llevado a la
participación del mundo profesional y las nuevas tecnologías han abierto campos
inéditos como el audiovisual y la informática.
Las
necesidades informativas y el derecho al libre acceso han creado el campo del
derecho y ha dado lugar a un nuevo concepto sobre usuarios. El mundo
archivístico desborda el ámbito nacional y trasciendo a lo universal.
Hasta
el comienzo del siglo XX, los archivos estaban aislados porque funcionaban por
libre. Con la llegada del siglo XX, se acaba el aislamiento de los archivos, ya
que se creen redes de cooperación y sistemas de archivos".
BIOGRAFIA:
Autor: Miguel Ángel Fernández Garcia.
http://www.mundoarchivistico.com/?menu=articulos&id=289.
La historia del archivo es muy importante ya que aquí podemos
conocer el pasado, la manera que las civilizaciones más antiguas, recopilaban y
conservaban sus escrituras.
