ARCHIVISTICA

ARCHIVISTICA

La Archivística es una disciplina conformada por un conjunto de conocimientos minuciosamente estructurados, resultado del análisis de la práctica y del razonamiento lógico, es necesario tener un lenguaje propio y debe tener una apropiada comunicación para quienes ejerzan esta práctica.

El campo específico de la archivística abarca aspectos tales como el desarrollo de la teoría archivística, la legislación que norma esta práctica, la capacitación y la formación de asociaciones profesionales.

La archivística moderna tuvo su origen con la difusión del manual de los archivos holandeses Muller, Feith y Fruin editado en 1898 y traducido por Arthur J. Leavitt en 1940: Manual for the arrangement and description of archives.

Existen 2 autores importantes en el cual exponen la definición de ARCHIVISTICA:

Para Mundet la definición correcta es la que se ha concebido  por el Consejo Internacional de Archivos (C.I.A.) que se encuentra en el diccionario de terminología Archivística: "el estudio teórico y práctico de los principios, procedimientos y problemas concernientes a las funciones de los archivos".

En cambio la definición de Heredia era que la Archivística no tenía relación con los documentos, solamente con los archivos, por lo tanto consideraba que la función primordial de la Archivística serán los archivos, poniendo en un segundo plano a los documentos.

IMPORTANCIA DE LA NORMATIVIDAD ARCHIVISTICA

La normatividad archivística es muy importante debido a que con estas leyes y acuerdos se guían aquellas personas que son afines al mismo para laborar adecuadamente en una empresa por consiguiente,  sin estos  reglamentos en la función archivística sería un completo desorden ya que no habría un parámetro a seguir y se haría más complicado el trabajo. Toda empresa debe estar sistematizada para que sea más eficiente el programa de gestión de documentos con el fin de tener todo organizado y poder acceder más fácil a la información que se requiera en cualquier momento, ya que los archivos deben estar bien organizados.

La ley 594 del 2000, tiene por objeto establecer las reglas y principios generales que regulan la función archivística del estado. Esta ley aplica a entidades públicas y privadas ya que se entiende de la responsabilidad del servidor público.

 Observamos que el estado está obligado a la creación, organización, preservación y control de los archivos teniendo en cuenta el principio de procedencia que seria donde se origina el documento y el ciclo vital. Con respecto a gestión de documentos las empresas deberán crear programas de gestión de documentos.

Teniendo en cuenta el ciclo vital de los documentos se clasifican en:

Archivo de gestión: que es cuando los documentos están en constante movimiento y son muy utilizados por la entidad.

Archivo central: son los documentos transferidos desde el...

JURISPRUDENCIA

·         Ley 1409 de 2010 – POR LA CUAL SE REGLAMENTA EL EJERCICIO PROFESIONAL DE LA ARCHIVISTICA.

ARTICULO 1 – Definición: “Para todos los efectos legales, se entiende por ejercicio profesional de la archivística el desempeño laboral de profesionales, con título legalmente expedido, en todo lo relacionado con el manejo de los archivos…”

·         SENTENCIA C-239/10 - ARCHIVISTICA-Regulación por el Congreso no vulnera los derechos a la educación, la igualdad y al trabajo

·         LEY 594 DE 2000 – Esta Ley tiene como objetivo establecer las reglas y principios generales que regulan la función archivística del estado.

·         Reglamento de General de Archivos - Mediante el acuerdo 7 de junio de 1994, Establece lineamientos que permiten el buen manejo de los documentos y La  vez criterios para la toma de decisiones de las entidades públicas y privadas.

·         DECRETO 2578 DE 2012 –  EL CUAL REGLAMENTA EL SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVO – SNA. Establece la Red Nacional de Archivos, se deroga el Decreto 4124 de 2004 y se dictan otras disposiciones relativas a la administración de los archivos del Estado

DOCUMENTO DE ARCHIVO

El Documento de Archivo es una forma de comunicación, ya sea escrita, oral, impresa, de cualquier tipo de lenguaje y que tenga un soporte documental. Todo documento esta expuesto a ser falsificado o modificado sino se cuenta con la seguridad en su manejo.

El PARAGRAFO DEL ARTICULO 21 DE LA LEY 594 DE 2000, dice que Los documentos emitidos por los citados medios gozarán de la validez y eficacia de  un  documento  original,  siempre  que  quede  garantizada  su  autenticidad,  su  integridad  y  el cumplimiento de los requisitos exigidos por las leyes procesales.

El Documento de Archivo es de gran importancia ya que no puede estar nunca separado de su serie documental de procedencia y por ende tiene valor testimonial probatorio, con esta serie de características que tiene un DOCUMENTO DE ARCHIVO, es único ya que es originado de forma veraz y natural.

Como señala Lodolini (1990), "los documentos eran creados y conservados por necesidades de gobierno y de administración; la gestión del poder y la gestión de los documentos estaban estrechamente ligados".

PRINCIPIOS DE LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVOS

La Necesidad que tienen los Documentos es de apoyar la eficiencia administrativa, la responsabilidad y la transparencia, para proteger los derechos de los ciudadanos. Algunos documentos pueden ser accesibles al público, a su vez que sea respetada algunas leyes correspondientes a la misma.

 El Principio de un documento de archivo busca mantener la integridad del expediente durante todo su ciclo de vida, asegurando no solo que éste reúna la totalidad de los documentos gestionados durante la etapa activa de tramitación, sino que refleje fielmente la secuencia y orden como fueron tramitados los documentos y el expediente del mismo; y debe aplicarse a todos los expedientes de una entidad.

ARTICULO 23 DE LA CONSTITUCION POLITICA DE COLOMBIA, Dice que toda persona tiene derecho a presentar peticiones respetuosas a las autoridades por motivos de interés general o particular y a obtener pronta resolución. El legislador podrá reglamentar su ejercicio ante organizaciones privadas para garantizar los derechos fundamentales.

DECRETO 2609 DE 2014 – ART 5. PRINCIPIOS DEL PROCESO DE GESTION DOCUMENTAL- Este Articulo se rige por ciertos principios: PLANEACION, EFICIENCIA, ECONOMIA Y CONTROL DE SEGUIMIENTO.

VALORES DE LOS DOCUMENTOS:

Cuando hablamos de los valores de un documento, no todos disponen de este valor, ya que un único documento no tiene valor archivístico, solo se adquiere al estar integrados a un conjunto y de las relaciones que existan en este.

·          VALOR PRIMARIO: Donde se encuentra la fase de actividad y hacen parte de la razón por lo cual se crean los documentos, además decrece con el paso del tiempo.

·         VALOR SECUNDARIO: Este valor solo se adquiere con el paso del tiempo, así que no todos los documentos adquieren este valor.

CARACTERISTICAS:

UNICIDAD: Los Documentos son únicos, pero cuando existen “copias”, se les puede llamar o definir como un Documento igualmente único.

INTEGRIDAD: Los Documentos deben mantener sus caracteres internos y externos íntegros, además no se pueden modificar.

OBJETIVIDAD: Los Documentos tienen que verificar una actividad personal sin asociar a esto los criterios de valoración y subjetividad.

AUTENTICIDAD: Los Documentos deben tener VERACIDAD, y cuando se incurre en una falsificación, tiende a ser engañado y genera con el fin de hacer algún daño.

Ley 1474 de 2011: Por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública.

Decreto 1584 de 1994. Reglamenta la clasificación y calificación del registro de proponentes. Documentación e información estrictamente indispensable,  Conservación de documentos.

Acuerdo 11 de 1996. Por el cual se establecen criterios de conservación y organización de documentos.

Acuerdo 05 de 2013. Por el cual se establecen los criterios básicos para la clasificación, ordenación y descripción de los archivos en las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas y se dictan otras disposiciones.

FASES DE ARCHIVO

ARCHIVO DE GESTIÓN: En esta fase,  es necesario la vinculación a un trámite, y en ella se encuentran la recuperación, el control y el seguimiento que tiene un documento con el fin de la resolución de determinado tema.

ARCHIVO CENTRAL: Esta fase inicia cuando la consulta no es repetitiva pero puede ser solicitado ya que no ha cumplido su vigencia administrativa.

ARCHIVO HISTÓRICO: Esta fase inicia cuando estos documentos de archivo han cumplido cierto valor de ciencia y cultura, y esto es válido cuando han pasado treinta años de haberse producido.

ACUERDO 005 DE 2013 – “Por el cual se establecen los criterios básicos para la clasificación, ordenación y descripción de los archivos en las entidades públicas y privadas”.

BIBLIOGRAFIA

·  ARCHIVO GENERAL DE LA NACION. COLOMBIA. http://www.archivogeneral.gov.co/

·  CONSTITUCION POLITICA DE COLOMBIA.

·ARCHIVISTICA: GESTION DE DOCUMENTOS. ALIANZA EDITORIAL (2012), JOSE RAMON CRUZ.

 CORTE CONSTITUCIONAL DE COLOMBIA. http://www.corteconstitucional.gov.co/relatoria/.

Claudia Beltrán