CLASIFICACIÓN Y ORDENACION

CLASIFICACIÓN Y ORDENACIÓN DE LOS DOCUMENTOS

En el diccionario de la real academia las palabras organizar y ordenar son sinónimos, pero en el término archivístico no admiten igualdad de significado, aunque son complementarias y consecutivas, constituyen la organización documental.

En la archivística, organización es un proceso en las que hay etapas de clasificación y ordenación y aplica las conclusiones establecidas en la fase de estructura a fondo.

La clasificación es la operación archivística que consiste en el establecimiento de categorías que representan la estructura jerárquica de fondo y es el primer paso para la ordenación.

La clasificación empieza determinando la agrupación documental mas grande hasta la más sencilla, esta determina las unidades administrativas y las funciones que deben cumplir. La clasificación documental se clasifica en:

LAS ACCIONES: toda entidad es creada con fines y se dota con atribuciones suficientes para lograr dichos fines.

ESTRUCTURA ORGÁNICA: toda entidad tiene que tener un orden específico para lograr los fines.

ASUNTOS MATERIALES: esta no se deriva de la entidad sino de la percepción que se tenga de esta. 

La ordenación es la operación realizada dentro de la organización y establece secuencias naturales alfabéticas y cronológicas dentro de la categoría de grupos de clasificación.

Ordenación el cual se aplica a las series documentales, aquí se establecen con claridad las relaciones entre los documentos de una serie.

Dicho proceso tiene varios principios los cuales son:

EL PRINCIPIO DE PROCEDENCIA: El cual consiste en las características conceptuales de los documentos y también da la capacidad para recuperar información perdida.

EL PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL: Es aquel que da espera para reunir todos los documentos y así conformar el archivo, este principio hace referencia a los hechos y pasos que se debieron cumplir para la resolución de un problema, además recibe el nombre de principio histórico y es una herramienta para realizar adecuadamente la organización de un archivo. este principio nace desde la producción documental y debe verse reflejado a medida que se valla ordenando el archivo.

Al igual posee diferentes tipos los cuales son:

CRONOLÓGICOS: estos se basan en la fecha del documento.

ALFABÉTICOS: es cuando se ordena por una palabra, en el lugar correspondiente y en orden alfabético.

NUMÉRICO: es el número que se le asigna al documento o expediente al iniciar el trámite.

SISTEMÁTICA: se compone por un código de un cuadro de clasificación, este suele combinarse con algunos de los anteriores.

Lina Garzon.