Acuerdos y Decretos de Los Inventarios Documentales

DECRETO	CONCEPTO
DECRETO 414 DE 2001	Reglamenta que todos los inventarios o informes de los procesos judiciales y demas reclamaciones en los cuales sea parte la entidad, se entregará a la junta liquidadora cuando sea necesario.
DECRETO 2170 DEL 30 DE SEPTIEMBRE DE 2002	Las entidades estan obligadas a publicar en el Secop, los documentos del proceso y los actos administrativos, dentro de los 3 dias siguientes a su expedicion.
DECRETO 4110 DE 2004	Se adopta la norma tecnica de calidad en la gestion publica, la cual determina las generalidades y los requisitos para establecer, documentar, implementar y mantener un sistemas de gestion de calidad en los organismos.
DECRETO 1145 de abril de 2004	Se guardan y archivan hojas de vida y las declaraciones de bienes y rentas, se obliga a mantener en la unidad la informacion de hojas de vida, bienes y rentas aun asi despues de su retiro o terminacion del contrato.
DECRETO 3666 DEL 8 DE NOVIEMBRE DE 2004	Consagra que los fines de los archivos en particular son los de servir a la comunidad y garantizar la efectividad de los principios, derechos y deberes consagrados en la Constitucion Nacional y los de facilitar la participación de la comunidad y el control del ciudadano en las decisiones que los afecten, en los términos previstos por la Ley
DECRETO 2578 DE 2012	Que la Ley 80 de 1989 establece que es función del Archivo General de la Nación, promover la organización y fortalecimiento de los archivos de las entidades del Estado en sus diferentes niveles de la organización administrativa, territorial y por servicios, para garantizar la eficacia de la gestión del Estado y la conservación del patrimonio documental.
DECRETO 1227 DE 2005	Toda solicitud de actualización en el Registro Público de carrera administrativa que se presente ante la Comisión Nacional del Servicio Civil, deberá estar acompañada de los soportes documentales necesarios para determinar las circunstancias específicas en que se produjo la vinculación del empleado en el cargo en el cual se pide dicha actualización.

ACUERDOS	CONCEPTO
006 DEL 18 DE OCTUBRE DE 2011	Se acuerda la gestión de expediente pensional, en el cual los operadores del Sistema General de Pensiones y las entidades que tienen a su cargo la resolución de solicitudes pensionales, deberán regirse por el siguiente reglamento para la adecuada gestión del expediente pensional.
003 DEL 15 DE MARZO DE 2013	El comité evaluador de documentos del archivo general de la Nación es la instancia responsable de decidir sobre la valoración y disposición final de los documentos de archivo con miras a proteger el patrimonio documental del país y propender su conservación permanente.
0004 DEL 15 DE MARZO DE 2013	Las entidades del estado de orden nacional, departamental, distrital y departamental y las entidades privadas, que cumplen funciones públicas, deberán evaluar, aprobar implementar y actualizar las tablas de retención y las tablas de valoración documental.
002 DEL 14 DE MARZO DE 2014	El expediente además de ser la esencia de las actuaciones de la administración, pues reúne de manera orgánica los documentos que se producen o reciben en desarrollo de un mismo trámite o actuación y se acumulan de manera natural reflejando el orden en que dicho trámite es ejecutado, es la base de la organización archivística sobre la cual se establecen las series y subseries documentales que conforman un archivo.
006 DEL 15 DE OCTUBRE DE 2014	El sistema integrado de conservación (SIC), garantiza la conservación y preservación de cualquier tipo de información, independientemente del tipo del medio o tecnología con el cual se haya elaborado manteniendo la unidad, autenticidad, inalterabilidad, originalidad, de toda la documentación de una entidad desde el momento de su producción.

Lina Garzón

Acceso a la Información Pública

Andrea C. Vásquez

LOS ARCHIVOS Y SU COMPONENTE LEGAL

“Variedad de normas, Leyes, Decretos y Códigos que reglamentan el manejo, conservación y acceso a la información contenida en los documentos de archivo, dentro de las cuales se destacan las siguientes”.

Constitución Política Colombiana

Artículo 15. Derecho a la intimidad personal, familiar y al buen nombre.

Artículo 20. Derecho a la información.

Artículo 23. Derecho de Petición.

Artículo 67. Acceso al conocimiento y a la educación.

Artículo 70. Acceso a la cultura.

Artículo 72. Patrimonio cultural de la nación.

Artículo 74. Acceso a los documentos públicos.

Artículo 78. Regula el control de calidad de la información brindada a la comunidad.

                  

El Código de Procedimiento Civil

DECRETO 1400 DE 1970

“En este Texto se incorporan las reformas introducidas por los Decretos 2019 de Octubre 26 de 1970, 2279 y 2289 de 1989”.

Artículo251.Definicion de documento. ”Documento público es el otorgado por funcionario público en ejercicio de su cargo o con su intervención. Cuando consiste en un escrito autorizado o suscrito por el respectivo funcionario, es instrumento público; cuando es otorgado por un notario o quien haga sus veces y ha sido incorporado en el respectivo protocolo, se denomina escritura pública.”

Artículo 252.Documento Autentico. “Es auténtico un documento cuando existe certeza sobre la persona que lo ha elaborado, manuscrito o firmado. El documento público se presume auténtico, mientras no se compruebe lo contrario mediante tacha de falsedad”.

Artículo 253. Aportación de Documentos.

Artículo 254. Valor probatorio de las copias.

Artículo 255. Cotejo de documentos.

Artículo 256. Copias registradas.

Artículo 261. Documentos rotos o alterados.

Artículo 269. Instrumentos sin firma.

Artículo 276. Reconocimiento implícito.

La correspondencia…Código Penal y el de Procedimiento Penal

Código Penal Art.192 “Habla sobre la violación ilícita de comunicaciones con sanciones entre 1 a 3 años. De 2 a 4 años si se trata de la comunicación y es utilizada en beneficio propio.”

Código Penal Art.196 “Trata sobre la violación a los documentos de carácter oficial y da sanción de 3 a 6 años.”

“El C. de Proced. Penal en sus Artículos 259 y 260. Cuando se soliciten copia autentica de documento, debe suministrarse y no entorpecer las acciones judiciales que eviten el conocimiento de la documentación.”

Código de Comercio

Artículo 44. Certificación del contenido de documentos registrados.

Artículo 251. Comprobantes.

Artículo 60, 134 y Decreto 2649. Conservación y destrucción de libros y papeles del comerciante.

Código Contencioso Administrativo

Artículo 12. Acceso de los ciudadanos a los documentos.

Artículo 13. Reserva legal.

Artículo 17. Acceso a los documentos públicos.

Ley  80  de  1989: “Por la cual se crea el Archivo General de la Nación, se establece el sistema Nacional de Archivos y se dictan otras disposiciones.”

Ley 594 de 2000. “Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones”.

Ley 734 de 2002. “Por la cual se expide el Código Disciplinario Único”.

Ley 962 de 2005. “Por la cual se dictan disposiciones sobre racionalización de trámites y procedimientos administrativos de los organismos y entidades del Estado y de los particulares que ejercen funciones públicas o prestan servicios públicos.”

Ley 1409 de 2010. “por la cual se reglamenta el Ejercicio profesional de la Archivística, se dicta el Código de Ética y otras disposiciones.”

Ley 47 de 1920. “Sobre protección del patrimonio documental y artístico”.

Ley 57 de 1985 “sobre publicidad y acceso a los documentos públicos”.

Bibliografía:

Ø http://es.slideshare.net/dianareinosa/marco-legal-de-los-archivos-en-colombia

Ø http://www.gerencie.com/documentos-publicos-y-privados.html

Ø http://es.slideshare.net/aracelosa/2marco-legal-de-los-archivos

Andrea C. Vásquez.

INVENTARIOS DOCUMENTALES

En los acuerdos 38 y 42 del archivo general de la nación, se establecen parámetros para la organización de los archivos de entidades públicas y privadas, que cumplan función pública, en estos también se regula el inventario de documentos y se implementan parámetros para su realización. Al igual que el Articulo 26 de la ley 549 de 2000, decreta que es de obligatorio cumplimiento, el diligenciamiento de este inventario, de manera que se asegure el control de los archivos de las diferentes fases.

Volviendo a los acuerdos mencionados, el acuerdo 38 establece que las entidades públicas adoptaran el formato único de inventario documental y el acuerdo 42 establece que los servidores públicos serán responsables de la organización, conservación uso y manejo de los documentos, además del instructivo del inventario documental a los posibles funcionarios nuevos.

Este inventario se usa para la recuperación documental de una institución, el Artículo 7 de 1994 del Archivo General de la Nación establece que el inventario documental describe la relación sistemática, detallada de las unidades de un fondo, siguiendo las series documentales. La importancia de este es que indica a la persona que consulte, la cantidad de expedientes que existen en un archivo, además nos sirve para poder empapelar correctamente los expedientes existentes y nuevos; al igual permitirá la transferencia primaria, el cual consiste en el traslado al Archivo de Concentración, de trámites que han terminado o su consulta es muy esporádica.

El tiempo que deberán permanecer los expedientes en el Archivo de Trámite, se indica en el Catálogo de Disposición Documental, y la vigencia de este Inventario, es hasta que la documentación registrada en él, se encuentre en el Archivo de Concentración.

INSTRUCTIVO DE DILIGENCIAMIENTO.

ENTIDAD REMITENTE: En este campo debe anotarse el nombre de la entidad responsable de la documentación que se va a transferir.

ENTIDAD PRODUCTORA: Debe anotarse el nombre completo de la razon social de la entidad que produjo o produce los documentos.

UNIDAD ADMINISTRATIVA: Debe anotarse el nombre de la dependencia o unidad  de mayor jerarquía de la cual depende la oficina productora.

OFICINA PRODUCTORA: Debe anotarse el nombre de la unidad administrativa que produce y conserva la documentación.

OBJETO: Se debe anotar la finalidad del inventario, la cual puede ser: Transferencias primarias, secundarias, valoración de fondos acumulados, fusión o supresión de entidades, vinculación, desvinculación o traslado de la entidad.

HOJA N°: Se numerará cada una de las hojas y se registrará el total de hojas del inventarió.

REGISTRO DE ENTIDAD: Esta se diligencia solo para transferencias primarias y secundarias; se debe registrar en las tres primeras casillas la fecha de entrada de la transferencia en el orden de Año/Mes/Día, y en la casilla de NT se anotará el número de transferencia.

N° DE ORDEN: Debe anotarse de manera consecutiva el número correspondiente a cada uno de los asientos descritos, los cuales, corresponden generalmente a una unidad de conservación.

CODIGOS: Es un sistema convencional establecido por la entidad que identifica las oficinas productoras y cada una de las series, subseries o asuntos relacionados.

NOMBRE DE LAS SERIES; SUBSERIES O ASUNTOS RELACIONADOS: Debe anotarse el nombre asignado a cada conjunto de unidades documentales de estructuras y contenidos homogéneos, emanados de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia de sus funciones.

FECHAS EXTREMAS: Debe anotarse la fecha inicial y la fecha final de cada unidad descrita, además debe anotarse los 4 dígitos del año, adicionando el mes y el día y so el documento no tiene fecha se colocará S.F.

UNIDAD DE CONSERVACION: Se anotara el numero asignado a cada unidad de almacenamiento y en la columna OTRO se consignará las unidades de conservación diferentes, escribiendo arriba el nombre y debajo el número correspondiente.

N° DE FOLIOS: Se anotara el número de folios contenido en cada unidad de conservación descrita.

SOPORTE: Se utiliza para anotar los soportes diferente al papel, como lo puede ser, los videos (V), los casetes (C) o soportes electrónicos.

FRECUENCIA DE CONSULTA: Se debe consignar si la documentación tiene un índice de consulta alto, medio, bajo o ninguno, para ello se tendrá en cuenta los controles y registros de préstamos y consultas de la oficina responsable, además se diligencia para el inventario de fondos acumulados.

NOTAS: Se anotan los datos que sean relevantes y no se hayan registrado en las columnas anteriores.

ELABORADO POR: Se anotará el nombre completo y cargo de la persona responsable de elaborar el inventario, así como el lugar y la fecha de elaboración.

ENTREGADO POR: Se anotará el nombre completo y cargo de la persona responsable de entregar el inventario,  así como el lugar y la fecha de entrega.

REVISADO POR: Se anotará el nombre completo y cargo de la persona que vela por la organización y custodia del archivo de gestión,  así como el lugar y la fecha de revisión.

RECIBIDO POR: Se anotará el nombre completo y cargo de la persona responsable de recibir el inventario,  así como el lugar y la fecha en que se recibió.

Para concluir se manifestaran varias jurisprudencias que relatan normas tendientes a preservar la documentación de la Administración Publica y se fijan disposiciones con el fin de erradicar la corrupción administrativa en Colombia. Algunas de estas son:

C-038 de 1996

C-326 de 1997

C-381 de 2001

C-097 de 2003

T-443 de 1994

T-648 de 1999

Lina Garzon.

HISTORIA DE LA GESTION DOCUMENTAL

El sistema tradicional de orden alfabético, que todo el mundo pensaba que era la única forma de archivar por cientos de años, era un sistema simplificado de gestión de documentos. Luego vino el sistema numérico, que nunca se desarrolló para el público en general, ya que no es adecuado para algunas compañías. Ese sistema numérico también es un sistema de gestión documental. Con el tiempo, los administradores de oficinas lograron la combinación del método alfabético y el método numérico,  logrando así un sistema de gestión documental muy eficaz al que llamaron alfanumérico.

GESTION DOCUMENTAL

La Gestión Documental está compuesto por una serie de normas y  técnicas que se desarrollan en la Administración de Documentos de una Empresa u organización, se debe realizar ciertas gestiones como:

·          Recuperar la información

·          Determinar el tiempo que los documentos deben guardarse

·          Eliminar los que ya no sirven

·          Asegurar la conservación indefinida de los documentos más valiosos

Lo más importante de la Gestión Documental es el análisis,  almacenamiento y organización de documentos electrónicos  de documentos en papel. Estos documentos a diferencia de la información almacenada en un ERP  no tienen clara la organización del contenido, es lo que  se denomina  como información desestructurada. Las organizaciones,  las empresas tienen que manejar en su gestión diaria, gran cantidad de información. Los efectos legales y el funcionamiento interno,  son necesarios en este tipo de documentos. El objetivo principal de la  gestión documental es sistematizar el uso de este tipo de información.

Una de las funciones más importantes de la Gestión Documental, es garantizar la integridad de los documentos, evitando perdidas de las mismas  y restringir el acceso a la documentación solamente a las personas autorizadas.  Respecto a la registro, los documentos han de ser recuperables fácilmente por los usuarios, ya sea por, búsqueda por texto o mediante sistemas de carpetas, para que se realice el mínimo tiempo posible en este tipo de tareas.

IMPORTANCIA DE LA GESTON DOCUMENTAL

La importancia de la gestión documental se basa entre  los siguientes puntos:

·         Se evita la pérdida de documentos, ya que están todos seguros en un servidor documental central.

·         Se evita la pérdida de tiempo debido a que varias personas tengan que recuperar los documentos desde diferentes lugares y departamentos. Los documentos son rápidamente recuperados por la persona que está buscando la información.

·         encontrar la documentación al instante, se ahorra dinero al no tener que utilizar tanto papel en la empresa, se puede conocer más rápidamente el estado de cuentas al integrar las facturas en el sistema de manera inmediata.

Lo más importante en una Empresa es tener un sistema de gestión documental en el que todos los documentos  estén muy bien controlados, ya que es posible realizar operaciones en diferentes países. Además se debe tener en cuenta que con este sistema se puede personalizar  los documentos de salida como: las facturas electrónicas, formularios, etc. Todo reunido en el  sistema de gestión documental con el que podrá configurar las tareas de los documentos tanto de entrada como  salida de una  empresa.

El sistema de Gestión Documental ofrece una página web para poder acceder a todos los documentos, registros de la empresa y cualquier otro tipo de información, sin necesidad de tener un papel en frente por lo que es más fácil obtener los documentos y archivos de negocio u otra información archivada.

Este tema se convirtió en algo muy indispensable en una Empresa u organización, que maneja cierta  cantidad de papel, ya que la automatización de documentos para estos beneficia la administración eficiente de toda la documentación.

El ciclo de vida de un documento  corresponde a tres edades:

    1ª etapa: De circulación y tramitación de los documentos en busca de respuesta o solución al asunto iniciado. Se encontrarían en el archivo de gestión, cerca del funcionario o responsable de tramitación.

    2ª etapa: En esta etapa existen 3 factores importantes que debe tener un documento o archivo:

·         Solucionado el asunto

·         Expediente como testimonio o antecedente

·         Menor frecuencia de consulta.

   3ª etapa: El documento tiene una conservación permanente, que serán consultadas por su valor cultural o para su información.

Doctrinas

según  Fernández  Gil, Paloma  (1999)  “pretende  abarcar  desde  la  elaboración de  los  documentos hasta su servicio, pasando por su organización y descripción.

Según  el  planteamiento  que  se  hace  en  la  Ley  General  de  Archivos  de Colombia,   la   Gestión   documental   es   un   “Conjunto   de actividades administrativas   y   técnicas   tendientes   a   la   planificación,   manejo   y organización  de  la  documentación  producida  y  recibida  por  las  entidades, desde  su  origen  hasta  su  destino  final,  con  el  objeto  de  facilitar  su utilización y conservación” muchos autores, entre ellos, Doyle Murielle y Myriam Mejía está de acuerdo en  que  la  gestión  documental  o  gestión  de  documentos  fue  concebida  en Estados Unidos, alrededor de la década de los 50, fue muy aceptada dentro de ese país y fue reconocida de forma oficial a mediados del siglo XX. La Gestión  Documental  revolucionó  toda  la  práctica  archivística  que  se  venía realizando hasta entonces, ya que introduce el ciclo vital de los documentos de lo cual no se conocía hasta ese momento, demostrando una interconexión entre  las  diversas  etapas  o  procedimientos  que  se  aplican  a  los  archivos personales o institucionales.

JURISPRUDENCIA

Ley 43 de 1913           Obligación de recibir  los archivos por inventario y     organizarlos

Ley 163 de 1959       Protección al patrimonio artístico y cultural de la nación

Ley 71 de 1971         Firma de documentos en original o con sello de firma.

Ley 39 de 1981         Sustituye el papel sellado por el papel común en todos los Actos.

Ley 57 de 1986         Publicidad y acceso a los documentos públicos

Ley 80 de 1989         Creación del archivo general de la nación

Ley 6 de 1992           Valor probatorio de impresión de imágenes ópticas no

Ley 190 de 1995       Moralidad dentro de la administración pública

Ley 100 de 1993       Documentos presentados en visitas de autoridades laborales

Ley 527 de 1999       Acceso y uso de mensajes de datos y comercio electrónico

Ley 594 de 2000       Ley general de archivo, regula función en entes públicos

DECRETOS

Decreto 2609 de 2012      Proceso de gestión documental

Decreto 1515 de 2013      Transferencia de archivos históricos al archivo general de La Nación

Decreto 2578                    2578  de  2012  reglamentario  de  la  ley  594 de  2000.    

                                     Procesos Archivísticos

RESOLUCIONES INTERNAS

Res 052  de 2005          Políticas de gestión documental

Res 323 de 2011           Funciones del Comité de Archivo

                                         

El decreto 2578 de 2012 establece que  la  gestión  de  documentos  dentro  del  concepto  de  archivo  total,  comprende procesos  tales  como  la  planeación,  producción  o  recepción,  la  distribución,  gestión  y  trámite, organización, transferencia, disposición final de los documentos.

Existen ciertos procesos dentro del Programa de  Gestión documental:

Producción de documentos: Encierra de este proceso, todo lo que tiene que ver el origen, la creación y diseño de documentos.

Recepción de documentos: Verifica y controla la entrada de los Documentos que son expedidos por cualquier persona, ya sea Natural o Jurídica.

Distribución de documentos: Son aquellos que  garantizan la llegada de Documentos a su receptor o destinatario.

Trámite de documentos: Es aquel donde el documento, cumple un proceso, el cual es la producción hasta el cumplimiento de su función administrativa.

Organización de documentos: Son aquellas que comprenden la clasificación, y descripción de los documentos, como parte principal de los procesos archivísticos.

Consulta de      documentos: Es la entrada que tiene todo documento o archivo, para  conocer y verificar la información que tiene la misma.

Conservación de documentos: Son aquellas medidas preventivas para garantizar la correcta función de los documentos sin que se vaya a dañar o alterara su contenido.

Claudia Beltran.