HISTORIA DE LA GESTION DOCUMENTAL

El sistema tradicional de orden alfabético, que todo el mundo pensaba que era la única forma de archivar por cientos de años, era un sistema simplificado de gestión de documentos. Luego vino el sistema numérico, que nunca se desarrolló para el público en general, ya que no es adecuado para algunas compañías. Ese sistema numérico también es un sistema de gestión documental. Con el tiempo, los administradores de oficinas lograron la combinación del método alfabético y el método numérico,  logrando así un sistema de gestión documental muy eficaz al que llamaron alfanumérico.

GESTION DOCUMENTAL

La Gestión Documental está compuesto por una serie de normas y  técnicas que se desarrollan en la Administración de Documentos de una Empresa u organización, se debe realizar ciertas gestiones como:

·          Recuperar la información

·          Determinar el tiempo que los documentos deben guardarse

·          Eliminar los que ya no sirven

·          Asegurar la conservación indefinida de los documentos más valiosos

Lo más importante de la Gestión Documental es el análisis,  almacenamiento y organización de documentos electrónicos  de documentos en papel. Estos documentos a diferencia de la información almacenada en un ERP  no tienen clara la organización del contenido, es lo que  se denomina  como información desestructurada. Las organizaciones,  las empresas tienen que manejar en su gestión diaria, gran cantidad de información. Los efectos legales y el funcionamiento interno,  son necesarios en este tipo de documentos. El objetivo principal de la  gestión documental es sistematizar el uso de este tipo de información.

Una de las funciones más importantes de la Gestión Documental, es garantizar la integridad de los documentos, evitando perdidas de las mismas  y restringir el acceso a la documentación solamente a las personas autorizadas.  Respecto a la registro, los documentos han de ser recuperables fácilmente por los usuarios, ya sea por, búsqueda por texto o mediante sistemas de carpetas, para que se realice el mínimo tiempo posible en este tipo de tareas.

IMPORTANCIA DE LA GESTON DOCUMENTAL

La importancia de la gestión documental se basa entre  los siguientes puntos:

·         Se evita la pérdida de documentos, ya que están todos seguros en un servidor documental central.

·         Se evita la pérdida de tiempo debido a que varias personas tengan que recuperar los documentos desde diferentes lugares y departamentos. Los documentos son rápidamente recuperados por la persona que está buscando la información.

·         encontrar la documentación al instante, se ahorra dinero al no tener que utilizar tanto papel en la empresa, se puede conocer más rápidamente el estado de cuentas al integrar las facturas en el sistema de manera inmediata.

Lo más importante en una Empresa es tener un sistema de gestión documental en el que todos los documentos  estén muy bien controlados, ya que es posible realizar operaciones en diferentes países. Además se debe tener en cuenta que con este sistema se puede personalizar  los documentos de salida como: las facturas electrónicas, formularios, etc. Todo reunido en el  sistema de gestión documental con el que podrá configurar las tareas de los documentos tanto de entrada como  salida de una  empresa.

El sistema de Gestión Documental ofrece una página web para poder acceder a todos los documentos, registros de la empresa y cualquier otro tipo de información, sin necesidad de tener un papel en frente por lo que es más fácil obtener los documentos y archivos de negocio u otra información archivada.

Este tema se convirtió en algo muy indispensable en una Empresa u organización, que maneja cierta  cantidad de papel, ya que la automatización de documentos para estos beneficia la administración eficiente de toda la documentación.

El ciclo de vida de un documento  corresponde a tres edades:

    1ª etapa: De circulación y tramitación de los documentos en busca de respuesta o solución al asunto iniciado. Se encontrarían en el archivo de gestión, cerca del funcionario o responsable de tramitación.

    2ª etapa: En esta etapa existen 3 factores importantes que debe tener un documento o archivo:

·         Solucionado el asunto

·         Expediente como testimonio o antecedente

·         Menor frecuencia de consulta.

   3ª etapa: El documento tiene una conservación permanente, que serán consultadas por su valor cultural o para su información.

Doctrinas

según  Fernández  Gil, Paloma  (1999)  “pretende  abarcar  desde  la  elaboración de  los  documentos hasta su servicio, pasando por su organización y descripción.

Según  el  planteamiento  que  se  hace  en  la  Ley  General  de  Archivos  de Colombia,   la   Gestión   documental   es   un   “Conjunto   de actividades administrativas   y   técnicas   tendientes   a   la   planificación,   manejo   y organización  de  la  documentación  producida  y  recibida  por  las  entidades, desde  su  origen  hasta  su  destino  final,  con  el  objeto  de  facilitar  su utilización y conservación” muchos autores, entre ellos, Doyle Murielle y Myriam Mejía está de acuerdo en  que  la  gestión  documental  o  gestión  de  documentos  fue  concebida  en Estados Unidos, alrededor de la década de los 50, fue muy aceptada dentro de ese país y fue reconocida de forma oficial a mediados del siglo XX. La Gestión  Documental  revolucionó  toda  la  práctica  archivística  que  se  venía realizando hasta entonces, ya que introduce el ciclo vital de los documentos de lo cual no se conocía hasta ese momento, demostrando una interconexión entre  las  diversas  etapas  o  procedimientos  que  se  aplican  a  los  archivos personales o institucionales.

JURISPRUDENCIA

Ley 43 de 1913           Obligación de recibir  los archivos por inventario y     organizarlos

Ley 163 de 1959       Protección al patrimonio artístico y cultural de la nación

Ley 71 de 1971         Firma de documentos en original o con sello de firma.

Ley 39 de 1981         Sustituye el papel sellado por el papel común en todos los Actos.

Ley 57 de 1986         Publicidad y acceso a los documentos públicos

Ley 80 de 1989         Creación del archivo general de la nación

Ley 6 de 1992           Valor probatorio de impresión de imágenes ópticas no

Ley 190 de 1995       Moralidad dentro de la administración pública

Ley 100 de 1993       Documentos presentados en visitas de autoridades laborales

Ley 527 de 1999       Acceso y uso de mensajes de datos y comercio electrónico

Ley 594 de 2000       Ley general de archivo, regula función en entes públicos

DECRETOS

Decreto 2609 de 2012      Proceso de gestión documental

Decreto 1515 de 2013      Transferencia de archivos históricos al archivo general de La Nación

Decreto 2578                    2578  de  2012  reglamentario  de  la  ley  594 de  2000.    

                                     Procesos Archivísticos

RESOLUCIONES INTERNAS

Res 052  de 2005          Políticas de gestión documental

Res 323 de 2011           Funciones del Comité de Archivo

                                         

El decreto 2578 de 2012 establece que  la  gestión  de  documentos  dentro  del  concepto  de  archivo  total,  comprende procesos  tales  como  la  planeación,  producción  o  recepción,  la  distribución,  gestión  y  trámite, organización, transferencia, disposición final de los documentos.

Existen ciertos procesos dentro del Programa de  Gestión documental:

Producción de documentos: Encierra de este proceso, todo lo que tiene que ver el origen, la creación y diseño de documentos.

Recepción de documentos: Verifica y controla la entrada de los Documentos que son expedidos por cualquier persona, ya sea Natural o Jurídica.

Distribución de documentos: Son aquellos que  garantizan la llegada de Documentos a su receptor o destinatario.

Trámite de documentos: Es aquel donde el documento, cumple un proceso, el cual es la producción hasta el cumplimiento de su función administrativa.

Organización de documentos: Son aquellas que comprenden la clasificación, y descripción de los documentos, como parte principal de los procesos archivísticos.

Consulta de      documentos: Es la entrada que tiene todo documento o archivo, para  conocer y verificar la información que tiene la misma.

Conservación de documentos: Son aquellas medidas preventivas para garantizar la correcta función de los documentos sin que se vaya a dañar o alterara su contenido.

Claudia Beltran.