INVENTARIOS DOCUMENTALES

En los acuerdos 38 y 42 del archivo general de la nación, se establecen parámetros para la organización de los archivos de entidades públicas y privadas, que cumplan función pública, en estos también se regula el inventario de documentos y se implementan parámetros para su realización. Al igual que el Articulo 26 de la ley 549 de 2000, decreta que es de obligatorio cumplimiento, el diligenciamiento de este inventario, de manera que se asegure el control de los archivos de las diferentes fases.

Volviendo a los acuerdos mencionados, el acuerdo 38 establece que las entidades públicas adoptaran el formato único de inventario documental y el acuerdo 42 establece que los servidores públicos serán responsables de la organización, conservación uso y manejo de los documentos, además del instructivo del inventario documental a los posibles funcionarios nuevos.

Este inventario se usa para la recuperación documental de una institución, el Artículo 7 de 1994 del Archivo General de la Nación establece que el inventario documental describe la relación sistemática, detallada de las unidades de un fondo, siguiendo las series documentales. La importancia de este es que indica a la persona que consulte, la cantidad de expedientes que existen en un archivo, además nos sirve para poder empapelar correctamente los expedientes existentes y nuevos; al igual permitirá la transferencia primaria, el cual consiste en el traslado al Archivo de Concentración, de trámites que han terminado o su consulta es muy esporádica.

El tiempo que deberán permanecer los expedientes en el Archivo de Trámite, se indica en el Catálogo de Disposición Documental, y la vigencia de este Inventario, es hasta que la documentación registrada en él, se encuentre en el Archivo de Concentración.

INSTRUCTIVO DE DILIGENCIAMIENTO.

ENTIDAD REMITENTE: En este campo debe anotarse el nombre de la entidad responsable de la documentación que se va a transferir.

ENTIDAD PRODUCTORA: Debe anotarse el nombre completo de la razon social de la entidad que produjo o produce los documentos.

UNIDAD ADMINISTRATIVA: Debe anotarse el nombre de la dependencia o unidad  de mayor jerarquía de la cual depende la oficina productora.

OFICINA PRODUCTORA: Debe anotarse el nombre de la unidad administrativa que produce y conserva la documentación.

OBJETO: Se debe anotar la finalidad del inventario, la cual puede ser: Transferencias primarias, secundarias, valoración de fondos acumulados, fusión o supresión de entidades, vinculación, desvinculación o traslado de la entidad.

HOJA N°: Se numerará cada una de las hojas y se registrará el total de hojas del inventarió.

REGISTRO DE ENTIDAD: Esta se diligencia solo para transferencias primarias y secundarias; se debe registrar en las tres primeras casillas la fecha de entrada de la transferencia en el orden de Año/Mes/Día, y en la casilla de NT se anotará el número de transferencia.

N° DE ORDEN: Debe anotarse de manera consecutiva el número correspondiente a cada uno de los asientos descritos, los cuales, corresponden generalmente a una unidad de conservación.

CODIGOS: Es un sistema convencional establecido por la entidad que identifica las oficinas productoras y cada una de las series, subseries o asuntos relacionados.

NOMBRE DE LAS SERIES; SUBSERIES O ASUNTOS RELACIONADOS: Debe anotarse el nombre asignado a cada conjunto de unidades documentales de estructuras y contenidos homogéneos, emanados de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia de sus funciones.

FECHAS EXTREMAS: Debe anotarse la fecha inicial y la fecha final de cada unidad descrita, además debe anotarse los 4 dígitos del año, adicionando el mes y el día y so el documento no tiene fecha se colocará S.F.

UNIDAD DE CONSERVACION: Se anotara el numero asignado a cada unidad de almacenamiento y en la columna OTRO se consignará las unidades de conservación diferentes, escribiendo arriba el nombre y debajo el número correspondiente.

N° DE FOLIOS: Se anotara el número de folios contenido en cada unidad de conservación descrita.

SOPORTE: Se utiliza para anotar los soportes diferente al papel, como lo puede ser, los videos (V), los casetes (C) o soportes electrónicos.

FRECUENCIA DE CONSULTA: Se debe consignar si la documentación tiene un índice de consulta alto, medio, bajo o ninguno, para ello se tendrá en cuenta los controles y registros de préstamos y consultas de la oficina responsable, además se diligencia para el inventario de fondos acumulados.

NOTAS: Se anotan los datos que sean relevantes y no se hayan registrado en las columnas anteriores.

ELABORADO POR: Se anotará el nombre completo y cargo de la persona responsable de elaborar el inventario, así como el lugar y la fecha de elaboración.

ENTREGADO POR: Se anotará el nombre completo y cargo de la persona responsable de entregar el inventario,  así como el lugar y la fecha de entrega.

REVISADO POR: Se anotará el nombre completo y cargo de la persona que vela por la organización y custodia del archivo de gestión,  así como el lugar y la fecha de revisión.

RECIBIDO POR: Se anotará el nombre completo y cargo de la persona responsable de recibir el inventario,  así como el lugar y la fecha en que se recibió.

Para concluir se manifestaran varias jurisprudencias que relatan normas tendientes a preservar la documentación de la Administración Publica y se fijan disposiciones con el fin de erradicar la corrupción administrativa en Colombia. Algunas de estas son:

C-038 de 1996

C-326 de 1997

C-381 de 2001

C-097 de 2003

T-443 de 1994

T-648 de 1999

Lina Garzon.