Sentencia C-274/13
En referencia a esta providencia, a
continuación apartes importantes de la misma, con introducción en preámbulo,
sobre cada uno de ellos:
“DERECHO DE ACCESO A LA INFORMACION
PUBLICA-Contenido y alcance. Es titular del derecho a acceder a la
información pública toda persona, sin exigir ninguna cualificación o interés
particular para que se entienda que tiene derecho a solicitar y a recibir dicha
información de conformidad con las reglas que establece la Constitución y
el proyecto de ley. Esta disposición se ajusta a los parámetros
constitucionales del derecho de petición, de información y del libre acceso a
los documentos públicos, a los principios de la función pública, que consagran
los artículos 20, 23, 74 y 209 de la Carta.”
De otra parte la providencia en análisis, se detiene
sobre la publicidad de la información, que en su devenir, antes de llegar a las
oficinas de archivo es prudente su publicidad, pues de lo contrario las mismas
traspasarían fácilmente de su promulgación al archivo de la misma, al respecto
en cita lo siguiente:
“Principio
de la divulgación proactiva de la información. El derecho de acceso a la
información no radica únicamente en la obligación de dar respuesta a las
peticiones de la sociedad, sino también en el deber de los sujetos obligados de
promover y generar una cultura de transparencia, lo que conlleva la obligación
de publicar y divulgar documentos y archivos que plasman la actividad estatal y
de interés público, de forma rutinaria y proactiva, actualizada, accesible y
comprensible, atendiendo a límites razonables del talento humano y recursos
físicos y financieros.”
A lo
anterior agreguemos la definición al documento archivo y archivo, tal se plasma
en la misma y se consigna:
“-Documento
de archivo. Es el registro de información producida o recibida por una
entidad pública o privada en razón de sus actividades o funciones.”
“- Archivo.
Es el conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte
material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o
privada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden
para servir como testimonio e información a la persona o institución que los
produce y a los ciudadanos, como fuentes de la historia. También se puede
entender como la institución que está al servicio de la gestión administrativa,
la información, la investigación y la cultura.”
Para finalizar importante analizar entonces lo que
pregona la jurisprudencia en estudio referente al programa de gestión
documental, tal lo indica y en cita se coloca:
“Programa de Gestión Documental. Dentro de los seis (6) meses
siguientes a la entrada en vigencia de la presente ley, los sujetos obligados
deberán adoptar un Programa de Gestión Documental en el cual se establezcan los
procedimientos y lineamientos necesarios para la producción, distribución,
organización, consulta y conservación de los documentos públicos. Este
Programa deberá integrarse con las funciones administrativas del sujeto obligado.
Deberán observarse los lineamientos y recomendaciones que el Archivo General de
la Nación y demás entidades competentes expidan en la materia.”
“Establece la
obligación de adoptar programas de gestión documental Integrados con las
funciones administrativas de los sujetos obligados de conformidad con los
lineamientos y recomendaciones que el Archivo General de la Nación expida en la
materia.”
Andrea C Vásquez
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